Software gestione magazzino: articoli, giacenze, lotti e ordini in tempo reale

Una scheda articolo che contiene davvero tutto

In testata codice e serie di codifica, descrizione, tipologia, foto e data di obsolescenza; sotto, le linguette con anagrafici, listini, varianti, componenti dei bundle, accessori e correlati, classificazione, imballi, optional, tasse di smaltimento, e-commerce e file associati.

Nei dati di base: brand, origine di importazione, modello dell'etichetta, posizione in magazzino, unità di misura con i rapporti di conversione, numero per collo, pezzi per confezione e scorta minima, anche distinta per deposito. Nei dati contabili: IVA (anche diversa per gli acquisti), categoria provvigionale, categoria RAEE e contropartite di vendita e di acquisto, così la prima nota si scrive da sola.

• Scheda tecnica e dotazioneCaratteristiche tecniche con i loro valori, stampabili nella scheda tecnica dell'articolo.
• Campi variabiliFino a 26 variabili descrittive e 4 tabellari con scala di valori, per filtrare e cercare come serve a te.
• Dimensioni e pesiDimensioni interne ed esterne, peso netto e confezionato, cubatura calcolata e maggiorazione per le spedizioni.
• Fornitori abitualiIl codice dell'articolo presso ogni fornitore e il fornitore predefinito per il riordino.
• Opzioni di gestioneArticolo digitale, ordini a giacenza negativa, quantità chiesta in cassa, esclusioni da export e tracciati.
• Schede e videoURL della scheda tecnica e fino a tre video YouTube pubblicati anche su Universal Web Platform.

Migliaia di articoli, trovati in un attimo

La ricerca articoli mostra codice, descrizione, tipo, categoria e sottocategoria, brand, posizione, fornitore e tutte le colonne che ti servono, con l'anteprima della foto e il riepilogo di esistenza e disponibilità per deposito. Gli articoli obsoleti hanno il loro colore.

I filtri si combinano su anagrafica, categorie, brand, fornitore, campi variabili, giacenze (sotto zero, a zero, sopra zero), novità, offerte, best seller, presenza di foto, barcode o descrizione dettagliata, ASIN Amazon ed export web. Le colonne si spostano, si ordinano e si salvano.

• Ricerca per questionario e similariTrovi l'articolo rispondendo alle sue caratteristiche, o quelli simili a quello scelto.
• Operazioni di massaModifica di listini, categorie secondarie, associazione ai siti web, obsoleti e attivi, sostituzione rapida di dati.
• Export con le fotoLa lista va in Excel con le immagini degli articoli.
• Ricerca touch screenLa stessa ricerca, a pulsanti grandi, per la cassa e il magazzino.

Taglie, colori e kit senza moltiplicare gli articoli

Le varianti (colore, taglia, condizione, formato…) si definiscono una volta con i loro valori, il predefinito e l'ordinamento; giacenze, prezzi e codici a barre seguono la variante. Nei documenti la griglia delle scale varianti ti fa inserire in una volta tutte le quantità per taglia e colore.

I bundle compongono un articolo da altri articoli, con quantità, percentuale di incidenza sul prezzo e componenti a quantità fissa. Gli optional si scelgono sulla riga del documento.

Un solo articolo con tutte le sue varianti significa un catalogo ordinato, giacenze vere e un e-commerce che non mostra doppioni.

Ogni vendita ne porta un'altra

Per ogni articolo indichi gli articoli correlati (alternative e prodotti simili) e gli accessori da proporre insieme. Mentre compili una fattura, un DDT o una vendita al banco, un clic apre l'elenco di correlati e accessori con quantità e prezzo: spunti quelli che il cliente prende e finiscono nel documento.

È il modo più semplice per aumentare lo scontrino medio: il venditore non deve ricordare niente, glielo suggerisce il programma. Correlati e accessori si copiano da un altro articolo in un clic.

• Lista del venduto per correlatiQuanto hai venduto dei correlati insieme all'articolo di riferimento, per cliente, agente e periodo.

La vendita aggiuntiva è la più facile da fare: il cliente è già davanti a te e sta già comprando. Il programma ricorda al venditore il cavo che serve con la stampante, la custodia per il telefono, il ricambio che si consuma insieme al prodotto, e il cliente esce con tutto quello che gli serve invece di tornare la settimana dopo da un concorrente.

La lista del venduto per correlati ti dice quanto funziona davvero: quali abbinamenti vendono e quali venditori li propongono.

• In ogni documentoFattura, DDT e vendita al banco, sempre con lo stesso clic.
• Correlati e accessori distintiAlternative da proporre e prodotti da aggiungere.

Prezzi giusti su ogni canale, aggiornati da soli

Listini senza limiti con validità dal/al, IVA inclusa o esclusa, priorità, agenti associati e corrispondenze con formule tra un listino e l'altro: il listino di vendita si ricava dal costo con il ricarico, quello per il rivenditore dal pubblico con lo sconto. Le scale di prezzo per quantità si definiscono anche per packaging, per esempio pallet piccolo o pallet medio.

Le modifiche massive aggiornano migliaia di prezzi; il listino in anagrafica si può ricalcolare dagli ultimi acquisti, lo storico tiene traccia di ogni variazione e l'analisi delle derivazioni mostra da dove nasce ogni prezzo calcolato.

• Listini dei fornitoriImport da file con configurazioni salvate, anche nel formato Metel, e aggiornamento dei dati da internet.
• Stampa listini e cataloghiCon foto, varianti e prezzi del listino scelto.

Tracciabilità completa, lotto per lotto e pezzo per pezzo

Ogni lotto ha data di scadenza, fornitore, codice a barre e modello di etichetta, e il suo riepilogo di acquistato, venduto, caricato, scaricato, impegnato e ordinato, con esistenza e disponibilità per deposito. Le linguette Carichi, Scarichi e Produzione ricostruiscono dove è entrato e dove è andato; la lista dei lotti in scadenza ti avvisa in tempo.

Per gli articoli con serial number la matricola si assegna in carico e in scarico; la stampa dei seriali mostra, articolo per articolo, quali matricole sono in magazzino e quali disponibili. Ideale per elettronica, macchine e ricambi in garanzia.

Quando un fornitore richiama un lotto o un cliente segnala un difetto, la domanda è sempre la stessa: dove è andata quella merce? Con i lotti la risposta è immediata, documento per documento, cliente per cliente, compresi i lotti usati in produzione.

Le scadenze smettono di essere una perdita: la lista dei lotti in scadenza ti avvisa in tempo per vendere prima, proporre una promozione o restituire al fornitore, invece di scoprire la merce scaduta durante l'inventario.

• Esistenza per depositoOgni lotto con la sua disponibilità, magazzino per magazzino.
• Etichetta del lottoCodice a barre e modello di etichetta già associati.
• Matricole in garanziaIl serial number venduto si ritrova dalla fattura al cliente.

Più magazzini, un solo controllo

Ogni movimento indica il deposito; le giacenze si leggono per deposito o in totale. I movimenti semplici registrano aperture, carichi, scarichi e trasferimenti tra depositi con deposito di partenza e di destinazione, causale di magazzino, sezione contabile, centro di costo e stato del documento.

A destra il programma riepiloga l'esistenza per deposito e variante e l'ultimo documento dell'articolo con quantità, importo, sconto e codice IVA. Le causali di magazzino decidono cosa aumenta e cosa diminuisce: esistenza, impegnato, ordinato, venduto, acquistato.

• Posizione in magazzinoScaffale e ubicazione per articolo, importabili da Excel.
• Deposito per postazioneOgni postazione propone il proprio deposito sulle righe dei documenti.

Inventario valorizzato con il criterio che preferisci

La stampa giacenze calcola esistenza e disponibilità di ogni articolo con riepilogo per deposito, grafico, foto, peso totale e cubatura; le giacenze contrapposte confrontano due periodi e la lista di controllo segnala le anomalie.

L'inventario si valorizza a costo medio ponderato, prezzo medio ponderato, ultimo costo d'acquisto, ultimo prezzo di vendita, LIFO o FIFO, oppure al listino, in un intervallo di date, con il dettaglio per varianti, lotti e macchine e la chiusura di magazzino. A fine anno il cambio esercizio riporta i saldi; il movimento di azzeramento e la ricostruzione dei saldi rimettono in ordine ciò che serve.

L'inventario di fine anno non ferma più l'azienda: le giacenze sono sempre aggiornate dai documenti e la valorizzazione si calcola con il criterio che chiede il tuo commercialista, oppure con tutti, per confrontarli prima di decidere.

Il grafico e il riepilogo per deposito mostrano dove sono fermi i soldi, mentre le giacenze contrapposte dicono cosa si muove e cosa no tra due periodi: le informazioni giuste per liberare il magazzino dai prodotti che non girano.

• Sette criteri di valorizzazioneCosto medio, prezzo medio, ultimo costo, ultimo prezzo, LIFO, FIFO o listino.
• Peso e cubaturaUtili per spedizioni, spazi e trasporti.
• Anomalie in evidenzaLa lista di controllo segnala quello che non torna.

Ogni movimento, ogni prezzo, ogni documento

La ricerca dei movimenti per articolo elenca tutti i documenti in cui compare, con data, causale, quantità, variante, IVA e importi, e chiude con esistenza, disponibilità, valore venduto e acquistato. Saldi articolo e storico prezzi sono a un clic da ogni lista.

Il giornale di magazzino raggruppa i movimenti per articolo con i totali di quantità e importo, anche per gli omaggi, si stampa e si esporta; il brogliaccio dei movimenti e la stampa per promozione completano il quadro.

Ogni articolo ha la sua storia completa: chi l'ha comprato, a quanto, quando è entrato e a che prezzo l'hai pagato. Quando un cliente chiede lo stesso prezzo dell'ultima volta, o un fornitore aumenta il listino, la risposta è a un clic dalla riga.

Il giornale di magazzino è il registro che serve per i controlli e per capire i flussi: quantità e importi per articolo, omaggi compresi, pronti da stampare o da portare in Excel.

• Storico prezziAcquisti e vendite di ogni articolo nel tempo.
• Valore venduto e acquistatoIn fondo alla ricerca, con esistenza e disponibilità.
• Movimenti per promozioneQuanto ha venduto davvero ogni promozione.

Da ogni riga apri il documento d'origine: la verifica di un movimento non richiede mai di cercare altrove.

Ordini consegnati completi e in tempo

L'evasione ordini raccoglie le righe inevase raggruppate per ordine, con quantità ordinata, evasa e da evadere. Selezioni le righe, scegli il documento da generare (DDT, fattura, vendita al banco), serie, data e causali, e il programma crea i documenti e aggiorna gli ordini.

I colori dicono se la merce c'è, se è impegnata o disponibile solo in altre varianti. Le liste di preparazione organizzano il prelievo, il controllo picking verifica che sia tutto, gli acconti e il saldo sono calcolati, il cliente può essere avvisato per email e gli inevasi stornati.

Il cliente riceve quello che ha ordinato, e tu sai sempre cosa resta da consegnare a chi.

Il riordino lo propone il programma, stagionalità compresa

Il riordino carica gli articoli con disponibilità o esistenza sotto zero, il fabbisogno per le prenotazioni, gli articoli in sottoscorta, filtrando per deposito, fornitore abituale, canale e date; dalla lista generi in un colpo gli ordini ai fornitori o i carichi. Il memo degli articoli da ordinare raccoglie le richieste del personale.

La scorta minima si ricalcola da sola con un algoritmo che guarda le vendite dei giorni precedenti dell'anno in corso e di quelli successivi dell'anno precedente, con un moltiplicatore: la stagionalità entra nel riordino senza fogli di calcolo. Quando un articolo rientra, scegli a quali clienti mandare l'avviso di disponibilità.

Il riordino fatto a occhio produce sempre due problemi: scaffali vuoti sugli articoli che vendono e magazzino pieno di quelli che non vendono. Qui il programma guarda le vendite vere, compresa la stagione dell'anno precedente, e propone le quantità giuste; tu controlli e generi gli ordini ai fornitori in un colpo.

Gli avvisi di disponibilità trasformano un rientro in vendite: il cliente che aspettava l'articolo riceve la notizia appena arriva.

• Per fornitore abitualeUn ordine per fornitore, già pronto.
• Prenotazioni compreseIl fabbisogno dei clienti entra nel calcolo.
• Memo del personaleLe richieste di chi è al banco non si perdono.

Etichette, codici a barre e tag RFID

Le etichette si stampano per singolo articolo, per documento di carico o in massa, scegliendo listino, quantità, modello, unità di misura del codice a barre, lotto e deposito, con o senza promozioni e con fornitore, numero e data del carico. I modelli si disegnano con il designer di stampa.

Le strutture dei codici compositi riconoscono, per posizione, i campi contenuti nel codice a barre; i tag RFID si acquisiscono sulle righe dei documenti per carichi e inventari rapidi; il generatore di codici crea i codici ad autoidentificazione.

Etichette giuste su ogni prodotto significano casse più veloci, inventari più rapidi e nessun errore di prezzo allo scaffale.

Vuoti a rendere, imballi e tasse di smaltimento

Gli imballi a rendere (casse, fusti, pallet) si generano da soli sui documenti in base all'articolo venduto; le schede di reso registrano i vuoti che tornano e l'estratto conto dei vuoti mostra per cliente e per imballo consegnati, resi, saldo e cauzioni incassate e restituite.

Le tasse di smaltimento per tipo e sottotipo di materiale e le categorie RAEE si calcolano sulle righe; per i prodotti soggetti a imposta di consumo (liquidi da inalazione e accessori dei tabacchi) l'articolo porta la codifica ADM e il programma prepara le stampe e l'export periodico.

Cauzioni e imballi non sono più soldi persi: sai chi li ha e quanto vale.

Le fatture elettroniche diventano carichi di magazzino

L'import delle fatture elettroniche legge un file o un'intera cartella, distingue i documenti già importati dai nuovi e mostra emittente, totale, allegati e formato SDI. Il fornitore si riconosce dalla partita IVA.

Nel dettaglio scegli tipo di documento, causali, deposito e pagamento e decidi come trattare le righe: descrittive, fuori magazzino, articoli riconosciuti dai codici del fornitore, con gli estremi dei DDT; le unità di misura si associano una volta e restano. Il carico è fatto, senza digitare una riga.

Il carico della merce è il lavoro più ripetitivo del magazzino: righe ricopiate dalla fattura del fornitore, codici cercati a mano, errori di quantità scoperti solo all'inventario. Con l'import della fattura elettronica le righe arrivano da sole, già collegate agli articoli tramite i codici del fornitore, e il magazzino è aggiornato nel momento in cui arriva la fattura.

Le associazioni fatte una volta restano: dalla seconda fattura dello stesso fornitore il carico è praticamente automatico.

• Cartelle intereTutte le fatture ricevute in un'unica operazione.
• DDT collegatiGli estremi dei documenti di trasporto sulle righe.
• Righe fuori magazzinoSpese e servizi gestiti senza toccare le giacenze.

Il magazzino che vende anche online

Articoli, categorie, brand, foto, varianti e combinazioni, campi variabili, promozioni e giacenze dei depositi scelti vanno su Universal Web Platform via web service, inviando anche solo gli articoli modificati; gli ordini tornano nel gestionale come documenti.

Gli stessi dati alimentano PrestaShop e WooCommerce, i marketplace Amazon ed eBay con le loro categorie, Google Shopping e Meta. Gli articoli non disponibili si segnano inattivi, e ogni errore di esportazione è elencato con la sua causa.

Un solo magazzino per negozio e web: le giacenze online sono quelle vere, e non vendi quello che non hai.