Software di contabilità per PMI: la prima nota che si scrive da sola

Registrazioni di prima nota chiare e veloci

Ogni registrazione ha esercizio, numero, data di registrazione e di competenza, causale contabile, valuta, centro di costo o ricavo e sezione contabile, oltre al riferimento al documento d'origine con tipo, registro, serie, numero, protocollo e controparte. Lo split payment si indica in testata.

Le righe in dare e in avere riportano sottoconto, controparte con il suo saldo, causale, importo, riga imponibile, codice e tipo IVA e raggruppamento statistico; il programma tiene il conto di dare, avere, imponibile e IVA e genera la registrazione IVA collegata. Le causali contabili propongono conti e righe, lo schema delle registrazioni ricorda come movimentare crediti, debiti, costi, ricavi e capitale.

• Rimesse saldateLe scadenze chiuse dalla registrazione restano collegate e consultabili.
• Registrazioni collegateDa ogni scrittura risali a quelle che ha generato o da cui deriva.
• Righe importateLe righe di una registrazione si importano da file.
• AllegatiRicevute, contabili bancarie e documenti allegati alla registrazione.

La prima nota la scrivono i documenti

La generazione della prima nota registra in un'unica elaborazione incassi, pagamenti, fatture e corrispettivi da vendita al banco e da ricevuta fiscale, nel periodo e per i tipi di documento e le causali che scegli. Può usare un sottoconto di cassa e di vendita o acquisto parametrico per le righe senza contropartita, controllare le date e fermarsi al primo documento da correggere; il riepilogo dice cosa è stato generato.

L'adeguamento delle vendite a banco allinea i corrispettivi del periodo, la calcolatrice ripartisce i corrispettivi per aliquota e le registrazioni per competenza di cassa chiudono e riaprono costi e ricavi non liquidi per chi è in regime di cassa.

Ogni scrittura si ritrova, ogni squadratura si vede

La ricerca filtra per date di registrazione, competenza, documento e competenza IVA, per numero, protocollo, importo, controparte, sottoconto, codice IVA, tipo documento, causale, centro di costo, valuta e sezione contabile.

Isoli le registrazioni che hanno generato altre scritture, quelle derivate, quelle squadranti e quelle squadranti con le scadenze: la legenda dei colori le evidenzia, con i totali dare e avere in fondo.

Quando il commercialista chiede «da dove viene questo importo?», la risposta è a pochi clic: combini i filtri che ti servono e la registrazione salta fuori, con tutto quello che ha generato. Niente più pomeriggi passati a scorrere la prima nota riga per riga.

Le squadrature non restano nascoste fino alla chiusura: i colori le mettono in evidenza nel momento stesso in cui cerchi, compresi i casi più subdoli in cui la registrazione torna ma le scadenze no.

• Tutti i filtri insiemeDate, importi, controparti, causali, codici IVA e centri di costo combinati come vuoi.
• Scritture collegateDa una registrazione risali a quelle che ha generato, e viceversa.
• Totali sempre in vistaDare e avere della selezione in fondo alla lista.

La legenda dei colori resta in vista: ogni riga si legge al primo sguardo.

Un piano dei conti ad albero, pronto da usare

Mastri, conti e sottoconti in un albero che si naviga e si filtra. Per ogni sottoconto indichi la sezione di bilancio (stato patrimoniale, conto economico, riepilogo o ordine), come rappresentarlo in dare o in avere e l'automatismo (clienti, fornitori, IVA, pagamento imposte).

A destra trovi saldo di inizio anno e attuale, quante volte il conto è stato usato, le ultime dieci registrazioni in cui compare e il codice da usare nell'export verso il software del commercialista.

Il piano dei conti è il cuore di una contabilità ordinata: qui lo vedi intero, lo sistemi senza paura e sai subito quanto pesa ogni conto.

Mastrini, libro giornale e stampe definitive

Il mastrino di un conto parte dal saldo iniziale e raggruppa i movimenti per registrazione, con dare, avere, saldo progressivo, documento, centro di costo e note, e chiude con i totali per raggruppamento statistico. La stampa massiva produce in un colpo i mastrini di tutti i sottoconti movimentati, o di quelli scelti, con le contropartite.

Il libro giornale si stampa in prova o in definitiva, mese per mese, con le causali incluse, le note sulle righe e il numero di registrazione; i colori distinguono ciò che è già stato stampato in definitiva. Le stampe definitive si possono annullare quando serve rifarle.

Le stampe che chiedono il commercialista e le verifiche fiscali escono in pochi secondi, senza esportazioni a parte e senza fogli di calcolo da rimettere in ordine. Il saldo progressivo del mastrino fa capire al primo sguardo come si è mosso un conto nel tempo.

Il libro giornale in definitiva protegge quello che è già stato bollato: i colori dicono cosa è stampato e cosa no, e se serve rifare una stampa la annulli in modo controllato, senza toccare gli archivi a mano.

• Mastrini in un colpo soloTutti i sottoconti movimentati, o solo quelli scelti, con le contropartite.
• Prova e definitivaControlli prima, bolli dopo.

Il saldo iniziale e i totali per raggruppamento statistico danno subito la sintesi di ogni conto.

Crediti e debiti sotto controllo, cliente per cliente

Il partitario mostra per ogni cliente o fornitore le partite aperte con tipo di rimessa, insoluti, importi a scadere, versato, saldo e saldo progressivo; dalla riga apri il documento o la registrazione. Il saldo per cliente e fornitore e lo scadenziario storico completano il quadro.

Lo scadenziario filtra per cliente, sede, sottoconto, date di documento, registrazione, scadenza e pagamento, importo, stato (insolute da almeno N giorni, a scadere, scoperte a una data), agente, zona, tipo rimessa e ritenuta d'acconto. Da qui esporti le Ri.Ba., invii i solleciti e ne tieni il registro; il saldaconto chiude più scadenze con un unico incasso, con spese e abbuoni.

• Conto corrente del clienteTutte le rimesse di un cliente o fornitore, con saldo a copertura e acconti.
• Scadenziario raggruppatoLe scadenze raggruppate per cliente, con i totali.
• Totali per pagamentoEntrate e uscite raggruppate per tipo di pagamento.

Sapere chi ti deve dei soldi, da quanto e quanto: è la differenza tra un'azienda che incassa e una che rincorre. Lo scadenziario ti dice ogni mattina cosa sta scadendo e cosa è già scaduto, e il sollecito parte da lì.

• Ri.Ba. pronte per la bancaEsportate direttamente dallo scadenziario.
• SaldacontoUn incasso che chiude più scadenze, con spese e abbuoni.

Assegni, cambiali, rimesse e insoluti

L'archivio effetti registra assegni e cambiali ricevuti o emessi: tipo, cliente o fornitore, date di emissione, scadenza e versamento, conto, banca e filiale cercate negli archivi ABI e CAB, numero, importo e stato di insoluto. Le distinte delle rimesse raccolgono gli incassi consegnati da agenti e operatori, con categoria, note e allegati acquisiti anche da scanner.

Quando un incasso torna indietro lo storno per insoluto riapre le scadenze, l'avviso di insoluto parte per email e l'analisi delle scadenze mostra chi paga e chi no. Ogni attività di sollecito resta nel log del CRM.

Assegni e cambiali non vivono più in un cassetto: ogni effetto ha la sua scadenza, la sua banca e il suo stato, e sai sempre cosa è da versare e cosa è già stato versato. Le rimesse portate da agenti e operatori sono registrate con i loro allegati, scansioni comprese.

L'insoluto è il momento in cui si perdono più soldi, e intervenire subito fa la differenza: chi telefona al cliente trova nel CRM tutto quello che è già stato detto e quando, senza chiedere in giro.

• ABI e CAB negli archiviBanca e filiale si cercano, non si digitano.
• Chi paga e chi noL'analisi delle scadenze mette in fila i clienti affidabili e quelli da seguire.
• Storico dei sollecitiOgni attività di recupero tracciata nel CRM.

Pronta per chi lavora con gli enti pubblici

Split payment, ritenute d'acconto con le causali del 770, CUP, CIG, identificativo del documento e codice commessa della convenzione sono gestiti su documenti, scadenze e registrazioni, con filtri dedicati nello scadenziario e per tipologia di soggetto e gruppo aziendale.

Le gare d'appalto hanno i loro avvisi: prima della scadenza il programma ricorda validità, importo praticato e ultimo aggiudicatario.

Lavorare con la pubblica amministrazione significa dati obbligatori su ogni fattura e regole di pagamento diverse da quelle dei privati. Business Intelligence Evolution li gestisce dentro i documenti e la contabilità, non in un programma a parte: CUP e CIG viaggiano dalla fattura alle scadenze, lo split payment finisce nella liquidazione IVA, le ritenute d'acconto nelle causali del 770.

Lo scadenziario filtra per CUP, CIG e ritenute, così sai quanto ti deve ogni ente e per quale commessa. E le gare d'appalto non scadono a sorpresa: l'avviso arriva prima, con validità, importo praticato e ultimo aggiudicatario, il tempo giusto per preparare l'offerta.

• Split paymentL'IVA che versa l'ente è separata, senza calcoli a mano.
• Ritenute d'accontoCon le causali del 770 già pronte.
• ConvenzioniIdentificativo del documento e codice commessa della convenzione.
• Gruppi e tipologie di soggettoFiltri per tipologia di cliente e gruppo aziendale.

Registri IVA, liquidazione e file da trasmettere

I registri IVA elencano le registrazioni con data, numero, protocollo, controparte, totale, codice IVA, imponibile detraibile e indetraibile e imposta, con il riepilogo per codice IVA. La liquidazione periodica mette in fila vendite, acquisti e corrispettivi, split payment, IVA inesigibile e indetraibile, crediti del periodo e dell'anno precedente, acconto, crediti d'imposta e interessi, e genera le scritture di versamento.

Il file XML delle liquidazioni periodiche si esporta per i trimestri scelti, con il progressivo di invio; il castelletto IVA riepiloga imponibili e imposte dei documenti selezionati, al lordo e al netto degli sconti.

La liquidazione IVA non è più una corsa contro il tempo a fine periodo: il programma mette in fila da solo vendite, acquisti e corrispettivi, tiene conto dello split payment, dell'IVA inesigibile e indetraibile, dei crediti del periodo e dell'anno precedente, e calcola quanto versare. Le scritture di versamento si generano da lì, senza registrarle a mano.

Il file delle liquidazioni periodiche è pronto per la trasmissione, con il progressivo di invio che il programma tiene da solo. I registri IVA escono con il riepilogo per codice IVA, la stessa vista che chiede chi controlla.

Tutto parte dai documenti che hai già emesso e ricevuto nel gestionale: fatture di vendita, fatture d'acquisto e corrispettivi del registratore telematico finiscono nei registri senza essere ridigitati. È il vantaggio di un ERP integrato: un dato si scrive una volta sola.

• Detraibile e indetraibileImponibili e imposte separati riga per riga.
• Acconto e crediti d'impostaCompresi nel calcolo della liquidazione, con gli interessi.
• Castelletto IVAImponibili e imposte dei documenti scelti, al lordo e al netto degli sconti.
• Progressivo di invioOgni file delle liquidazioni con il suo numero.

E se il commercialista lavora con il suo software, il piano dei conti ha già il codice per l'export: i dati gli arrivano pronti, senza riclassificazioni e senza fogli da reinterpretare.

Bilancio civilistico e fiscale, per competenza o per cassa

Il bilancio si elabora per esercizio o per intervallo di date, con o senza i conti intermedi, le controparti, i conti a saldo zero e il saldo precedente, filtrando per centri di costo. Attività e passività, costi e ricavi, conti di riepilogo e d'ordine hanno ciascuno la propria lista; il riepilogo calcola il risultato. Si stampa e si esporta in Excel.

Il bilancio fiscale affianca, conto per conto, importi civilistici per competenza e per cassa, incassati o pagati negli anni precedenti e da incassare nell'anno, percentuali di deducibilità, imponibili e non imponibili ai fini delle imposte sui redditi e dell'IRAP, con il rigo della dichiarazione.

Il bilancio è sempre pronto, non solo a fine anno: lo elabori per un intervallo di date qualsiasi, per un centro di costo, con o senza i conti a saldo zero, e vedi subito come sta andando l'azienda. In Excel lo porti al commercialista o in riunione.

Il bilancio fiscale mette accanto competenza e cassa, deducibilità e imponibili per le imposte sui redditi e per l'IRAP, con il rigo della dichiarazione: il lavoro di riclassificazione che di solito si fa a mano, preparato dai dati della contabilità.

• Risultato in tempo realeIl riepilogo calcola utile o perdita del periodo scelto.
• Per centri di costoIl bilancio di un reparto, di una sede o di un'attività.

Estratti conto che diventano scritture

L'estratto conto in Excel si importa indicando le colonne di descrizione, data e importo, la causale, il sottoconto della banca e la contropartita: spunti i movimenti e diventano registrazioni di prima nota. L'analisi dei movimenti bancari in CSV mostra entrate, uscite e saldo mese per mese in un grafico, e il controllo da file confronta l'estratto con un sottoconto.

Il resoconto di cassa calcola fondo iniziale, entrate, uscite, prelievi e totale in cassa, con il riepilogo per pagamento; il rendiconto usa i conti che decidi tu.

La riconciliazione bancaria è il lavoro più noioso della contabilità: qui l'estratto conto entra da Excel, i movimenti si spuntano e diventano scritture di prima nota con la causale e la contropartita giuste. Ore di digitazione risparmiate ogni mese, e nessun errore di battitura sugli importi.

Il grafico dei movimenti bancari mostra mese per mese come entrano ed escono i soldi, e il controllo da file confronta l'estratto con il sottoconto della banca: le differenze saltano fuori subito, non alla chiusura.

• Colonne a sceltaDescrizione, data e importo si indicano una volta, per qualunque banca.
• Cassa sotto controlloFondo iniziale, entrate, uscite, prelievi e riepilogo per pagamento.
• Rendiconto su misuraCon i conti che decidi tu.

I dati al tuo commercialista, senza ribattiture

L'export della contabilità verso altri software crea, per le causali e il periodo scelti, i file dei movimenti, dell'IVA, delle scadenze e delle anagrafiche di clienti e fornitori, anche in un unico zip, con i dati dell'azienda di destinazione. Ogni sottoconto porta il codice del piano dei conti dello studio.

Al contrario, l'import della prima nota da altri software legge registrazioni, IVA, piano dei conti, clienti e fornitori e rileva incassi e pagamenti: il passaggio da un altro programma non costa giorni di inserimenti.

Fine anno senza sorprese

Il cambio esercizio chiude e riapre i conti; l'apertura dello stato patrimoniale si registra all'inizio di ogni anno. Le procedure di controllo ricostruiscono i saldi dei sottoconti, rinumerano le registrazioni e i protocolli e verificano le squadrature, così i registri tornano sempre.

I registri di numerazione e la classificazione delle scadenze, anche obbligatoria sui documenti, mantengono ordine negli archivi contabili.

La chiusura dell'esercizio diventa un passaggio guidato, non una settimana di verifiche: se qualcosa non torna, le procedure di controllo lo trovano e lo sistemano prima della stampa.