Modulo operativo di Business Intelligence Evolution

Software di gestione documentale: protocollo, archivio digitale ed email

Basta faldoni, cartelle condivise e email perse. Il documentale di Business Intelligence Evolution protocolla ogni documento con il suo codice a barre, lo acquisisce dallo scanner, lo collega al cliente, al fornitore, alla fattura o alla registrazione, e tiene traccia di ogni email partita dal programma. Tutto si ritrova in pochi secondi, da qualunque postazione.

Sviluppato in ItaliaAssistenza direttaDemo sui tuoi dati
Software di gestione documentale con protocollo, scansione e archivio digitale

Protocollo con codice a barre

Numero, data, ora, mittente, classificazione ed etichetta da applicare all'originale.

Scanner integrato

Acquisisci la carta direttamente dalla schermata: diventa subito un allegato.

Email con storico

Modelli, invii massivi e lo stato di ogni comunicazione, con gli errori.

Fatture elettroniche

XML o P7M collegati al documento, con il tracciato SDI leggibile.

Modulo operativo di Business Intelligence Evolution

Il modulo Documentale non è un programma a parte: è una parte dell'ERP integrato Business Intelligence Evolution. Clienti, fornitori, articoli, documenti, magazzino, contabilità e statistiche sono gli stessi in tutti i moduli: tutto in un solo software, senza import, export o doppie registrazioni tra un programma e l'altro.

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Perché il documentale di Business Intelligence Evolution

Ogni documento al suo posto, e lo trovi in un attimo

Quanto tempo perde il tuo ufficio a cercare un contratto firmato, la PEC di un fornitore, la fattura che il cliente «non ha mai ricevuto»? In molte aziende i documenti vivono in cartelle di rete con nomi inventati, nelle caselle di posta dei singoli e nei faldoni.

Con il documentale di Business Intelligence Evolution ogni documento entra una volta sola: riceve un numero di protocollo e un codice a barre, viene acquisito o allegato, classificato e collegato alla scheda giusta. Chi apre il cliente, la fattura o la registrazione trova già tutto lì.

E perché è un modulo dell'ERP integrato, il documentale usa gli stessi clienti, fornitori, documenti e la stessa rubrica di tutto il resto: nessun programma di archiviazione separato da tenere allineato, nessun copia e incolla tra un software e l'altro.

Lo storico delle comunicazioni dice cosa è partito, quando, a chi e con quali allegati: la prova che serve quando qualcuno sostiene di non aver ricevuto nulla.

  • Meno carta, meno spazioGli originali si archiviano con l'etichetta, la copia digitale si consulta da ogni postazione.
  • Più controlloOgni utente vede solo gli archivi e le funzioni consentite dal suo profilo.
Il documentale in dettaglio

Tutte le funzioni del software di gestione documentale

Scegli un argomento: in ogni scheda trovi cosa fa il modulo, con le schermate vere del programma.

Il registro di protocollo dentro il gestionale

Ogni documento ricevuto riceve anno, serie e numero progressivo, data e ora e un codice a barre nel formato che scegli (EAN13 o altro). Il mittente si sceglie tra clienti, fornitori e altri contatti con la ricerca a lente; categoria, raggruppamento e tipologia lo classificano, oggetto, descrizione e note lo raccontano.

Dalla stessa scheda stampi l'etichetta da applicare all'originale cartaceo e invii il protocollo per email con i suoi allegati: l'invio resta nello storico.

Il protocollo vive accanto a clienti, fornitori e documenti: la lettera di un fornitore si ritrova dalla sua scheda, senza un programma a parte da aprire e senza registri cartacei da sfogliare.

Archivio protocolli in entrata con codice a barre, mittente, oggetto e allegati con anteprima
Un protocollo in entrata con il suo allegato in anteprima.

Ritrovi qualsiasi documento in pochi secondi

La ricerca dei protocolli filtra per anno e numero, intervallo di date, tipo di mittente e mittente, categoria, tipologia e raggruppamento, e per il testo contenuto nell'oggetto, nella descrizione, nelle note e nel codice a barre: basta leggere l'etichetta con il lettore per arrivare al documento.

Dalla lista stampi l'elenco, i protocolli o le etichette e invii per email tutti i protocolli spuntati in un'unica operazione.

Il codice a barre sull'originale è la via più veloce: lo leggi con il lettore e il documento digitale è sullo schermo, con i suoi allegati. L'archivio cartaceo e quello digitale parlano finalmente la stessa lingua.

Ricerca protocolli per numero, data, mittente, oggetto, note e codice a barre
La ricerca dei protocolli con tutti i filtri.

Lo stesso archivio di allegati, in ogni schermata

Il gestore degli allegati è lo stesso ovunque: protocolli, clienti, fornitori, articoli, documenti, registrazioni di prima nota, interventi tecnici. Aggiungi file dal disco o acquisisci direttamente dallo scanner, salvi, stampi, elimini e cerchi fra gli allegati.

A destra l'anteprima sfoglia anche i PDF di più pagine, con lo zoom, l'apertura nel programma predefinito e le proprietà del file: percorso, dimensione, date di creazione e modifica. Niente cartelle da tenere in ordine a mano, niente nomi di file da inventare.

Archiviazione digitale e scansione dei documenti cartacei in ufficio

Il file della fattura elettronica sempre attaccato al documento

Ogni documento ha i suoi allegati e il file XML o P7M della fattura elettronica: lo associ, lo apri e ne leggi il tracciato SDI in chiaro, senza programmi esterni. Così la fattura che hai emesso o ricevuto è sempre a un clic dal documento contabile.

Le fatture dei fornitori si importano da file singolo o da un'intera cartella: il programma separa quelle già importate dalle nuove, mostra emittente, totale, allegati e formato SDI e riconosce il fornitore dalla partita IVA.

La fattura elettronica non resta in una cartella del disco o nella casella PEC: è attaccata al documento a cui si riferisce, e chiunque in ufficio la ritrova da lì. Quando un cliente chiede una copia o il commercialista un controllo, il file è a un clic.

L'import delle fatture ricevute lavora su cartelle intere, riconosce i fornitori dalla partita IVA e non importa due volte la stessa fattura: il carico delle fatture passive diventa un lavoro di minuti, non di ore.

  • XML e P7MI formati del Sistema di Interscambio, letti senza programmi esterni.
  • Tracciato in chiaroIl contenuto della fattura leggibile come un documento.
  • Nuove e già importateIl programma le separa da solo.
  • Allegati di ogni documentoContratti, foto, ordini e conferme accanto alla fattura.
Associazione di allegati e del file XML o P7M della fattura elettronica al documento
Gli allegati del documento e il file della fattura elettronica.
Import delle fatture elettroniche ricevute con stato di importazione e allegati
L'import delle fatture elettroniche ricevute.

Email professionali, scritte una volta e usate sempre

L'archivio email raccoglie i modelli di messaggio con titolo, corpo e file allegati da associare. Il corpo si scrive con un editor completo: caratteri, grassetto, corsivo, allineamenti, collegamenti, immagini, tabelle, ricerca e codice HTML, per comunicazioni con il tuo logo e la tua grafica.

I modelli si usano per documenti, protocolli, solleciti, avvisi di disponibilità e comunicazioni ai clienti: chi invia non deve riscrivere nulla.

Ogni email che parte dall'azienda ha la stessa grafica e lo stesso tono, chiunque la invii: la tua immagine resta coerente e il personale non perde tempo a riscrivere sempre gli stessi messaggi.

Archivio dei modelli email con editor HTML, titolo, corpo e allegati da associare
Un modello email con l'editor HTML.

Ogni email partita, con la prova dell'invio

Lo storico delle comunicazioni registra tipo di comunicazione, data e ora di invio, titolo, mittente, destinatari, copie e copie nascoste, indirizzo di riepilogo e stato: andato a buon fine o in errore, con il messaggio d'errore. Si filtra per periodo, titolo, destinatario, mittente e stato.

Da ogni riga rivedi l'email così come è partita, con il corpo e i file allegati, e apri il percorso dei file. Quando un cliente dice di non aver ricevuto la fattura o il sollecito, la risposta è lì.

Una prova d'invio vale più di qualsiasi discussione: data, ora, destinatari e stato sono registrati per ogni messaggio.

Storico invio comunicazioni con data, titolo, destinatari e stato di ogni email
Lo storico delle comunicazioni con lo stato di ogni invio.

Scrivi a tutti quelli giusti, in un colpo

La rubrica degli indirizzi email raccoglie in un'unica lista clienti, fornitori, dipendenti, spedizionieri e contatti generici, con referenti, città, provincia e telefono, anche gli obsoleti se servono. Selezioni chi ti serve e la comunicazione parte a tutti con il modello scelto.

Gli invii massivi di documenti, protocolli e solleciti seguono la stessa strada e finiscono tutti nello storico.

Una comunicazione a tutti i fornitori, un avviso a tutti i clienti di una zona, un messaggio ai dipendenti: la selezione si fa dalla rubrica e il messaggio parte con il modello giusto, tracciato nello storico.

Digitalizzazione delle pratiche e comunicazioni in ufficio

Ogni documento nel suo contesto

Un documento non vive da solo: il protocollo si lega al cliente o al fornitore, l'allegato alla fattura, la scansione alla registrazione di prima nota o all'intervento tecnico. Chi apre una scheda trova già tutto quello che serve, senza cercare in cartelle diverse.

Per chi gestisce protocollo, fascicoli e workflow con regole da ente pubblico c'è anche Protocol Ready, il software di protocollo informatico Sofhe.

E inoltre

Archiviare bene significa ritrovare subito

Gli strumenti che rendono il documentale parte del lavoro di tutti i giorni.

Etichette di protocollo

Codice a barre stampato sull'etichetta e letto dal lettore per aprire il documento.

Classificazione

Categorie, raggruppamenti e tipologie per ordinare l'archivio come lavora la tua azienda.

Ricerca nel testo

Oggetto, descrizione, note e nomi degli allegati, in ogni archivio.

Allegati ovunque

File, PDF e immagini su clienti, fornitori, articoli, documenti e registrazioni.

Invii massivi

Documenti, protocolli e solleciti inviati in blocco con i modelli e lo storico.

Permessi

Ogni utente vede solo gli archivi e le funzioni consentite dal suo profilo.

Domande frequenti

Le risposte alle domande che ci fate più spesso

Non trovi quello che cerchi? Scrivici: rispondiamo noi, non un call center.

Il gestionale ha un protocollo dei documenti?
Sì: il modulo documentale assegna anno, serie, numero, data, ora e codice a barre a ogni documento, con mittente, classificazione, allegati ed etichetta da applicare all'originale.
Posso acquisire i documenti con lo scanner?
Sì, direttamente dalle schermate del programma: il file acquisito diventa subito un allegato del protocollo o della scheda.
Si possono cercare i documenti per contenuto?
Sì: la ricerca dei protocolli filtra per oggetto, descrizione, note e codice a barre, oltre che per date, mittente e classificazione.
Il programma tiene traccia delle email inviate?
Sì: lo storico delle comunicazioni registra data, destinatari, copie, allegati e stato di ogni invio, compresi gli errori, e mostra l'email così come è partita.
Le fatture elettroniche restano collegate ai documenti?
Sì: il file XML o P7M si associa al documento, si apre e se ne legge il tracciato SDI; le fatture ricevute si importano con i loro allegati.
Che differenza c'è con Protocol Ready?
Il documentale di Business Intelligence Evolution archivia la corrispondenza dell'azienda dentro l'ERP; Protocol Ready è un software di protocollo informatico completo, con titolario, fascicoli, workflow e piano di conservazione.
Il documentale è un programma a parte?
No: è un modulo operativo dell'ERP integrato Business Intelligence Evolution, con gli stessi clienti, fornitori, documenti e la stessa rubrica di tutto il resto.
Si integra con

Moduli e software collegati

Protocol Ready

Protocollo informatico con titolario, fascicoli e workflow.

Scopri Protocol Ready

Contabilità

Registrazioni con le scansioni delle ricevute e dei documenti allegate.

Scopri Contabilità

Secure Data Copy

Backup cifrati dell'archivio documentale e del database.

Scopri Secure Data Copy

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Ti mostriamo protocollo, archivio e posta elettronica con i tuoi documenti e le tue cartelle. Ti rispondiamo entro un giorno lavorativo, senza impegno.

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